10 types de documents professionnels

Quels documents professionnels conserver ?

Toute entreprise produit correspondances, documents professionnels divers et comptes tout au long de son existence et pour chaque année commerciale. Seulement, comment savoir lesquels garder et combien de temps ?

Afin de bien conserver cette documentation, un ensemble de règles a été édicté. L’application de cette règlementation permet de pouvoir justifier à tout moment le moindre aspect de son activité. Par ailleurs, cela constitue une aide, afin de structurer son administration.

Qui doit suivre ces règles ?

• Sociétés commerciales
  • Sociétés collectives,
  • Sociétés en nom collectif,
  • SA,
  • Sàrl.
• Sociétés réalisant un chiffre d’affaires de plus de CHF 100’000.-
• Indépendamment du chiffre d’affaires
  • Toutes opérations financières,
  • Toutes opérations de change,
  • Toutes opérations sur titres,
  • Toutes opérations boursières et d’encaissement,
  • Commissionnaires,
  • Agents,
  • Courtiers,
  • Administrateurs de fiduciaire,
  • Commissaires,
  • Supports de nouvelles,
  • Assurances.

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Liste des documents à conserver

Objet	Durée	Forme originale	Forme électronique
Imprimés organisationnels (Statuts, procès verbal, rapport de gestion, registre des titres, etc.)	Durant toute la durée de vie de l’entreprise	+	+
Documents concernant des biens immobiliers	Au moins 20 ans	+	+
Comptes annuels (factures, rapport annuel)	10 ans après la fin de l’année commerciale	+	+
Bilan, compte d’exploitation	10 ans après la fin de l’année commerciale	+	–
Livres de comptes	10 ans après la fin de l’année commerciale	+	+
Pièces comptables	10 ans après la fin de l’année commerciale	+	+
Correspondances commerciales	10 ans après la fin de l’année commerciale	+	+
Documents fiscaux	10 ans après la fin de l’année commerciale	+	+
Décomptes TVA	10 ans après la fin de l’année commerciale	+	+
Contrats (prêt, leasing, assurance)	10 ans après la fin de l’année commerciale	+	+

Les documents comptables peuvent être conservés de plusieurs façons :

• papier
• électronique
• moyen équivalent à l’archivage électronique

3 conditions sont à respecter :

1. Art. 957f CO :
   a) Le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels portent ces documents doit être garanti
   b) Leur lecture reste possible en toutes circonstances
   
2. Art. 957 al. 3 CO et art. 2 al. 2 Olico :
   a) Respect du principe de la régularité qui instaure un devoir général de diligence
   b) Les livres et les pièces comptables doivent être conservés avec soin, ainsi que tenus à l’abri des effets dommageables.
   c) Les livres et les pièces comptables doivent en outre pouvoir être vérifiés et consultés dans un délai raisonnable.
   
3. Art. 3 Olico :
   a) Respect du principe de l’intégrité. La conservation électronique doit garantir que les documents ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente.

Retrouvez la réglementation en vigueur pour les documents privés.

Sources :
https://www.littlebit.ch/datenarchivierung/vorgaben-fr.php,
http://www.lpg-fiduciaire-de-suisse.ch/fr/publications/comptabilite/duree-et-forme-de-conservation-des-documents-dune-entreprise
https://www.ochsnerassocies.ch/download/enwhite_paper.pdf